Freiberufler haben andere steuerliche Regeln als normale Unternehmen – Steuerberater Rigo Gooßen kennt die Besonderheiten und hilft bei der optimalen Gestaltung.
Ob Arzt, Architekt oder Fahrschulinhaber – jede Branche hat ihre eigenen steuerlichen Tücken. Rigo Gooßen aus Stade betreut seit vielen Jahren Freiberufler und weiß, worauf es ankommt. Von der richtigen Rechtsform über Betriebsausgaben bis hin zur Altersvorsorge gibt es viele Stellschrauben zu beachten.
Freiberufler stehen oft vor der Frage, welche Ausgaben sie steuerlich geltend machen können und wie sie ihre Praxis oder Kanzlei am besten organisieren. Steuerberater Rigo Gooßen aus Stade hat in seiner langjährigen Praxis mit den unterschiedlichsten freien Berufen gearbeitet und kennt die typischen Fallstricke. Besonders wichtig ist dabei die Abgrenzung zwischen beruflichen und privaten Ausgaben, die bei Freiberuflern oft schwieriger ist als bei normalen Gewerbebetrieben. Auch die Frage nach der optimalen Rechtsform oder dem richtigen Zeitpunkt für den Wechsel von der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Bilanzierung beschäftigt viele Mandanten.
Inhaltsverzeichnis
Warum Freiberufler andere Regeln haben
Das deutsche Steuerrecht behandelt Freiberufler anders als gewöhnliche Gewerbetreibende. Ärzte, Rechtsanwälte, Architekten oder Steuerberater gelten als „Katalogberufe“ nach § 18 Einkommensteuergesetz. Dazu kommen „katalogähnliche“ Tätigkeiten und wissenschaftliche, künstlerische oder schriftstellerische Berufe.
Der größte Vorteil: Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer. Das kann je nach Standort mehrere tausend Euro pro Jahr ausmachen. Außerdem müssen sie sich nicht im Handelsregister eintragen lassen und haben weniger bürokratische Pflichten als Gewerbetreibende.
Aber Vorsicht: Wer neben seiner freiberuflichen Tätigkeit noch ein Gewerbe betreibt, kann seinen Freiberufler-Status verlieren. Ein Zahnarzt, der nebenbei Zahnbürsten verkauft, oder ein Architekt, der auch Bauträger-Projekte entwickelt, rutscht möglicherweise ins Gewerbe ab.
Steuerberater Gooßen prüft deshalb regelmäßig, ob seine Mandanten noch die Voraussetzungen für den Freiberufler-Status erfüllen.
Was bei der Anmeldung wichtig ist
Viele Freiberufler denken, sie müssten nichts anmelden. Das stimmt nicht ganz. Beim Finanzamt muss man sich melden, am besten schon vor dem ersten Auftrag. Das Finanzamt schickt dann einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Hier entscheidet sich zum Beispiel, ob man zur Kleinunternehmerregelung berechtigt ist oder Umsatzsteuer berechnen muss.
Typische Stolperfallen bei den Betriebsausgaben
Freiberufler arbeiten oft von zu Hause oder haben ihr Büro in der eigenen Praxis. Das macht die Abgrenzung zwischen beruflichen und privaten Ausgaben kompliziert. Grundsätzlich gilt: Alles, was ausschließlich beruflich genutzt wird, kann komplett abgesetzt werden.
Das Homeoffice ist ein Dauerthema. Wer einen Raum ausschließlich beruflich nutzt, kann die kompletten Kosten absetzen – anteilig an der gesamten Wohnung. Bei einem Arbeitszimmer, das auch mal privat genutzt wird, gibt es Höchstgrenzen.
Rigo Gooßen rät seinen Mandanten, sehr genau zu dokumentieren, was wofür ausgegeben wird. Ein Tablet, das sowohl beruflich als auch privat genutzt wird, kann nur anteilig abgesetzt werden. Wer aber glaubhaft machen kann, dass er es zu 90 Prozent beruflich nutzt, kann auch 90 Prozent absetzen.
Bei Fahrtkosten gibt es verschiedene Möglichkeiten. Die Fahrtenbuchmethode ist aufwändiger, aber oft günstiger als die pauschale Ein-Prozent-Regel.
Wichtige Betriebsausgaben für Freiberufler:
- Fachliteratur, Fortbildungen und Kongressbesuche
- Berufskleidung (bei Ärzten auch die Reinigungskosten)
- Praxisausstattung und technische Geräte
- Versicherungen (Berufshaftpflicht, Rechtsschutz)
- Mitgliedsbeiträge in Berufsverbänden
- Bewirtungskosten bei Geschäftsessen
Besonderheiten bei verschiedenen Berufsgruppen nach Steuerberater Rigo Gooßen
Jeder Beruf hat seine Eigenarten. Ärzte können ihre Praxisausstattung meist komplett abschreiben, müssen aber bei der Bewirtung von Pharmavertretern aufpassen. Architekten haben oft hohe Reisekosten für Baustellenbesuche, dürfen aber ihre kreativen Ausgaben nicht immer so großzügig ansetzen wie erhofft.
Fahrschulen haben besondere Regeln für die Fahrzeuge. Die Lehrfahrzeuge gelten als Betriebsvermögen und müssen entsprechend behandelt werden. Private Nutzung ist nur in Ausnahmefällen erlaubt und muss dann versteuert werden.
Steuerplanung mit Steuerberater Rigo Gooßen optimieren
Freiberufler haben mehr Gestaltungsspielräume als Angestellte. Das fängt bei der Wahl des Wirtschaftsjahres an und hört bei der Altersvorsorge auf. Aber diese Möglichkeiten muss man auch nutzen. Viele verschenken bares Geld, weil sie nicht wissen, was alles möglich ist.
Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist einfacher als eine Bilanz, aber sie bietet auch weniger Gestaltungsmöglichkeiten. Wer größere Anschaffungen plant, sollte den Zeitpunkt klug wählen. Investitionen am Jahresende reduzieren sofort die Steuerlast. Aber Vorsicht: Man sollte nur kaufen, was man wirklich braucht.
Bei schwankenden Einkommen kann das Verschieben von Einnahmen oder Ausgaben zwischen den Jahren sinnvoll sein. Ein Architekt, der ein großes Honorar erwartet, überlegt sich vielleicht, ob er es noch dieses Jahr oder erst nächstes Jahr in Rechnung stellt. Das hängt von der Steuerprogression ab.
Rigo Gooßen macht mit seinen Mandanten regelmäßig eine Steuerplanung. Dabei schauen sie gemeinsam, welche Ausgaben noch in diesem Jahr sinnvoll sind und welche besser verschoben werden. Das kann richtig Geld sparen, besonders bei hohen Einkommen.
Altersvorsorge richtig angehen
Freiberufler haben keine gesetzliche Rentenversicherung und müssen selbst für das Alter vorsorgen. Das ist eine große Verantwortung, bietet aber auch Chancen. Die Rürup-Rente ist steuerlich besonders attraktiv, weil die Beiträge als Betriebsausgaben abgesetzt werden können.
Ärzte und andere verkammerte Berufe haben oft eigene Versorgungswerke. Die sind meist besser als die gesetzliche Rente, kosten aber auch mehr. Trotzdem sollte man zusätzlich privat vorsorgen.
Wann sich der Wechsel zur GmbH lohnt
Viele erfolgreiche Freiberufler denken irgendwann über eine GmbH nach. Das kann steuerliche Vorteile bringen, macht aber auch mehr Arbeit. Die Entscheidung hängt von der Höhe des Gewinns, geplanten Investitionen und Haftungsrisiken ab.
Bei einer GmbH wird nur das Geschäftsführergehalt normal versteuert. Der Rest unterliegt der niedrigeren Körperschaftsteuer. Das rechnet sich aber erst ab einem gewissen Gewinn. Außerdem fallen zusätzliche Kosten für Buchhaltung und Jahresabschluss an.
Rigo Gooßen aus Stade rechnet für seine Mandanten verschiedene Szenarien durch. Manchmal ist eine Partnerschaftsgesellschaft die bessere Alternative. Ein wichtiger Punkt ist auch die Nachfolge. Wer seine Praxis später verkaufen will, sollte das schon frühzeitig einbeziehen.
Sozialversicherung nicht vergessen
GmbH-Geschäftsführer sind meist sozialversicherungspflichtig, auch wenn sie gleichzeitig Gesellschafter sind. Das bedeutet zusätzliche Kosten, aber auch zusätzliche Absicherung. Die Krankenversicherung ist oft günstiger als privat.
Besonderheiten einzelner Branchen
Ärzte haben es oft mit komplizierten Abrechnungssystemen zu tun. Kassenärzte bekommen ihr Geld von den Kassenärztlichen Vereinigungen, Privatärzte rechnen direkt ab. Das hat unterschiedliche steuerliche Auswirkungen beim Zeitpunkt der Gewinnrealisierung.
Praxisgemeinschaften und Berufsausübungsgemeinschaften sind beliebte Kooperationsformen unter Ärzten. Aber steuerlich sind das völlig verschiedene Modelle. Bei einer Praxisgemeinschaft teilt man nur die Kosten, bei einer BAG auch die Einnahmen.
Architekten und Ingenieure arbeiten oft projektbezogen. Manchmal dauern Projekte Jahre, die Honorare kommen aber unregelmäßig. Das kann zu schwankenden Einkommen führen. Bei Architekten kommt dazu, dass sie für ihre Entwürfe oft Urheberrechte haben. Wenn diese später verkauft werden, entstehen zusätzliche Einkünfte.
Fahrschulen als Sonderfall
Fahrschulen gelten als freier Beruf, obwohl sie stark reguliert sind. Die Fahrzeuge sind meist das größte Betriebsvermögen. Hier gibt es verschiedene Abschreibungsmöglichkeiten, je nachdem ob man kauft oder least.
Ein typisches Problem: Die Fahrlehrer sind oft freie Mitarbeiter, keine Angestellten. Das spart Sozialversicherungsbeiträge, kann aber bei Betriebsprüfungen zu Problemen führen. Die Abgrenzung zwischen selbstständiger und unselbstständiger Tätigkeit ist nicht immer eindeutig.
Digitalisierung verändert auch die freien Berufe
Online-Sprechstunden bei Ärzten, digitale Baupläne bei Architekten oder Theorie-Apps bei Fahrschulen – die Digitalisierung macht auch vor den freien Berufen nicht halt. Das bringt neue Möglichkeiten, aber auch neue steuerliche Fragen.
Wer Software entwickelt oder Online-Kurse anbietet, muss aufpassen, dass er nicht aus der Freiberuflichkeit herausfällt. Die Grenze zwischen freiberuflicher und gewerblicher Tätigkeit ist manchmal dünn. Steuerberater Rigo Gooßen hilft dabei, rechtlich saubere Lösungen zu finden.
Auch bei der Umsatzsteuer gibt es Besonderheiten. Online-Dienstleistungen können je nach Empfänger unterschiedlich besteuert werden. Wer Kunden im Ausland hat, sollte sich frühzeitig Gedanken über die richtige Behandlung machen.
